Rozliczanie płac kierowców, a pakiet mobilności [KOMPENDIUM WIEDZY]

Pakiet mobilności obowiązuje od 2 lutego 2022 r. Poniżej prezentujemy kompleksowe opracowanie dotyczące wszystkich najważniejszych regulacji oraz zmian.

1. Zgłoszenia do systemu IMI

Zgodnie z przepisami, od 2 lutego 2022 r. przewoźnicy są zobowiązani do zgłaszania do systemu IMI kierowców wykonujących przewozy kabotażowe oraz cross-trade (tzw. przerzuty) pojazdami o masie całkowitej powyżej 3,5 tony..

Instrukcja zgłoszenia kierowców do systemu IMI

Rodzaje przewozów – pakiet mobilności

Temat rozliczania wynagrodzeń kierowców oraz pakietu mobilności został szczegółowo omówiony w publikacji książkowej Rozliczanie czasu pracy kierowców. Kompendium wiedzy. Książka do kupienia w wydawnictwie CeDeWu.

2. Naliczanie płac kierowców zgodnie z pakietem mobilności – od czego zacząć

Nowe zasady rozliczania kierowców międzynarodowych bazują na następujących przepisach:

• Podatek dochodowy od osób fizycznych – art. 21 ust. 1 pkt. 23d  ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Składki na ubezpieczenie społeczne – art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców, w oparciu przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców – w tym rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
  

Prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia kierowców od lutego 2022 r. to złożony proces. Wymaga on nie tylko dokładnej analizy danych z kart kierowców (uwzględniającej dodatki krajowe, płace sektorowe i diety wirtualne), ale także właściwego obliczenia obciążeń publicznoprawnych. Kluczowe znaczenie ma odpowiednie oprogramowanie kadrowo-płacowe, przystosowane do obsługi tzw. pracowników delegowanych. Bez niego oszacowanie płacy kierowcy będzie niezwykle skomplikowane, a w przyszłości mogą pojawić się problemy z rozliczeniem zasiłków chorobowych oraz PIT-11.

3. Naliczanie składek ZUS w ramach pakietu mobilności

Górny limit składek został określony na poziomie wynagrodzenia przeciętnego w danym roku – 8673,00 zł brutto w 2025 r.

Obliczenie wymiaru składek wymaga:

• Oszacowania wysokości diet wirtualnych,
• Odjęciu oszacowanych diet od kwoty wynagrodzenia,
• Jeżeli kwota jest niższa niż 8673,00 zł brutto to podstawą opłacenia składek jest 8673,00 zł brutto,
• Jeżeli kwota jest większa niż 8673,00 zł brutto to podstawą opłacenia składek jest uzyskany wynik.

W sytuacji, gdy należne wynagrodzenie jest mniejsze niż kwota wynagrodzenia przeciętnego w danym roku (8673,00 zł brutto w 2025 r.), składki opłaca się od faktycznej kwoty wynagrodzenia na zasadach ogólnych.

W przypadku kwoty wynagrodzenia przeciętnego należy pamiętać o kilku ważnych własnościach:

• Kwota 8673,00 zł brutto jest niepodzielna i dotyczy ogólnie wynagrodzenia w całym miesiącu kalendarzowym
• Kwota wynagrodzenia przeciętnego stanowi umowną granicę składek – jest to tylko wartość techniczna konieczna do oszacowania parametrów wynagrodzenia
• Zmiana etatu kierowcy nie powoduje, że kwota ta zostanie obniżona (podzielona)
• Urlop bezpłatny nie wpływa na obniżenie kwoty limitu składek

Rys. 1 Schemat rozliczania podstawy składek ZUS

Składki ZUS, a pakiet mobilności

4. Naliczanie podatku dochodowego w ramach pakietu mobilności

Podatek dochodowy będzie obliczamy na zasadach ogólnych od całej kwoty przychodu kierowcy poprzez pomniejszenie wynagrodzenia o składki na ubezpieczenia społeczne, kwotę wolną i ewentualne ulgi podatkowe.

Dodatkowo od 19-08-2023, kierowcy zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę i umowę zlecenie, przysługuje kwota zmniejszająca podstawę opodatkowania w wysokości 20,00 EUR za każdy dzień pobytu za granicą.

Przykład 1

Kierowca pracował 21 dni w Niemczech

20,00 EUR x 21 dni x 4,50 zł  = 1 890,00 zł – o wskazaną kwotę należy obniżyć podstawę do opodatkowania

5. Budowa wynagrodzeń w ramach pakietu mobilności

Wynagrodzenia kierowców należy konstruować w taki sposób, aby z jednej strony optymalnie wykorzystać dostępne ulgi, świadczenia zwolnione z podatku, a z drugiej zabezpieczyć się przed niepotrzebnymi roszczeniami. Niezależnie od rodzaju wykonywanych przewozów najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie niższej podstawy i dodatków, które będą zależne od jakości i ilości pracy wykonywanej przez kierowców (tzw. dodatki / premie wydajnościowe).

Kierowca wykonujący jedynie przewozy bilateralne i przewozy do krajów trzecich

Podstawa + ryczałty za pracę w porze nocnej + ryczałt za pracę w nadgodzinach + zaliczka za dyżur

Dodatki:

• Dniówka (np. 300-400 zł dziennie)
• Premia za przestrzeganie przepisów
• Premia uznaniowa 
• Sanitariaty (zwolnione z PIT)

Kierowca wykonujący kabotaż i cross-trade

Podstawa + ryczałty za pracę w porze nocnej + ryczałt za pracę w nadgodzinach + zaliczka za dyżur

Wynagrodzenie zagraniczne za czas kabotażu i cross trade

Dodatki:

• Premia za „weekend za granicą”
• Premia za przestrzeganie przepisów
• Premia uznaniowa
• Dodatki za sanitariaty (zwolnione z PIT)

Ewentualnie można ustalić dniówki, które zawierają w sobie wszystkie omawiane składniki. 

6. Optymalizacja wynagrodzeń kierowców w ramach Pakietu mobilności

Należy pamiętać, że kwota 8673,00 zł brutto + diety wirtualne + ewentualny dodatek za sanitariaty, korzysta ze specjalnych preferencji. Wypłacając kwotę do takiej wysokości od nadwyżki ponad 8673,00 zł brutto nie zapłacimy składek na ubezpieczenie społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne. Będziemy jedynie zobowiązani do zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych, korzystając z obniżonej podstawy obliczenia zaliczki na podatku dochodowego. 

Optymalne wynagrodzenie kierowcy powinno więc zawierać się w dwóch kwotach:

• Kwota 8673,00 zł brutto + 20 EUR/za dzień– w takim wypadku płacimy zarówno składki jak i podatek dochodowy od kwoty 7824,00 zł brutto
• Kwota 8673,00 zł brutto + 60 EUR/za dzień – w takim wypadku płacimy składki ZUS od kwoty 7824,00 zł brutto natomiast podatek dochodowy zapłacimy od kwoty wynagrodzenia brutto – składki – 20 EUR/dzień
• Kwota 8673,00 zł brutto + 60 EUR/za dzień + dodatek za sanitariaty – w takim wypadku płacimy składki ZUS od kwoty 7824,00 zł brutto natomiast podatek dochodowy zapłacimy od kwoty wynagrodzenia brutto – składki – 20 EUR/dzień – dodatek za sanitariaty

Dodatkowe możliwości redukcji obciążeń składkowych i podatkowych:

• skorzystanie z podwyższonej kwoty kosztów uzyskania przychodów (300 zł) w przypadku kierowców, którzy oświadczą, że mieszkają – stale bądź tymczasowo – poza miejscowością, w której siedzibę ma pracodawca.
• wypłata dodatku za sanitariaty, który od 19 sierpnia 2023 r. zwolniony jest z podatku PIT. 
• skorzystanie z kwoty wolnej od podatku – kierowcy powinni złożyć formularz PIT – 2.
• wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej zwolnionego z podatku PIT i składek ZUS (np. 50 zł miesięcznie).
• ekwiwalent za używanie przez pracowników własnych narzędzi, w tym własnego telefonu  – zwolniony ze składek ZUS i PIT. W przypadku wystąpienia wskazanego ekwiwalentu należy realnie oszacować jego wysokość (np. 150 zł miesięcznie).
• wprowadzenie dodatku za sanitariaty (np. 75 zł dziennie).
• unikanie ustalenia wynagrodzenia netto w kwocie wyżej niż 13000 – 13500 zł miesięcznie ponieważ istnieje ryzyko przekroczenia II progu podatkowego i zapłaty 32% podatku PIT przez pracownika.

7. Wypłata wynagrodzenia kierowcy pod stołem – czy to się opłaca ?

Wypłata wynagrodzenia do ręki z pominięciem listy wynagrodzeń w obecnie funkcjonujących przepisach, jest nie tylko niebezpieczna, ale również nie przynosi żadnych efektów po stronie podatków i składek ZUS. Zgodnie przepisami obowiązującymi od 2022 r., w przypadku donosu przez pracownika, pracodawca może być zobowiązany do zapłaty karnych składek i podatku dochodowego.

Wypłata pod stołem również nie daje jakiejkolwiek korzyści podatkowej przedsiębiorcy. Poniżej przedstawiamy przykładowe wyliczenia dla przedsiębiorcy, który postanowił wypłacić dla kierowców jedynie wynagrodzenie minimalne oraz wykazać całe wynagrodzenie na liście płac. Pracodawca wypłacający jedynie płacę minimalna zwiększa swoje przychody (z powodu braku kosztów), co powoduje konieczność zapłacenia wyższego podatku i składki zdrowotnej. W ostatecznym rozrachunku wypłata pod stołem jest mniej korzystna podatkowo, w stosunku do normalnej wypłaty wynagrodzenia.

Rys. 3 Przykład rozliczenia „pod stołem” i wykazania całego wynagrodzenia na liście płac

Pracodawca, który wypłacił wynagrodzenie w tzw. kopercie w koszty uzyskania przychodu zaksięguje jedynie 3626,46 zł. Oznacza to, że jego przychód wzroście o kwotę 5 636,44 zł (wynagrodzenie wypłacone w kopercie). Ostateczny rozrachunek będzie więc wyglądał w następujący sposób:

• kwota zaoszczędzona na składkach ZUS i PIT4 – 2 126,75 zł
• kwota podatku i składka zdrowotna do zapłaty z powodu braku kosztów – 1347 zł*

Pracodawca, który wypłacił całe wynagrodzenie wykazując je na liście płac w koszty uzyskania przychodu zaksięguje 11389,65 zł. Realny koszt wynagrodzenia po odliczeniu go w KUP wyniesie więc 8667,52 zł. W ostatecznym rozrachunku pracodawca zaoszczędzi na podatku dochodowym i składce zdrowotnej blisko 2722,12 zł*.

Podsumowując realny koszt zatrudnienia kierowcy w przypadku wypłaty wynagrodzenia pod stołem wyniesie 9743,28 zł, natomiast realny koszt zatrudnienia kierowcy w przypadku wykazania całego wynagrodzenia na liście płac 8667,52 zł. Oznacza to więc, że próba ucieczki przed składkami, powoduje większe obciążenie pracodawcy podatkami i jest mniej korzystna finansowo w stosunku do ujęcia całego wynagrodzenia na liście płac. Dlatego też ważne jest właściwe wykorzystanie dostępnych ulg, celem optymalizacji płaconych podatków.

*PIT liniowy i 4,9% składki zdrowotnej

8. Kierowcy dłużnicy, a pakiet mobilności

W przypadku osób z długami istnieją następujące legalne rozwiązania:

• Zawarcie porozumienia z wierzycielem/komornikiem w sprawie spłaty długu
• Skierowanie kierowcy do pracy w ramach przewozów bilateralnych lub krajowych

Należy pamiętać, że przewoźnik kierując kierowcę do przewozów bilateralnych utraci część kosztów, ponieważ kierowca nie dostanie ewentualnego dodatku, a przewoźnik zapłaci wyższy podatek dochodowy. Ponadto należy pamiętać, że za zaniżanie/ukrywanie wynagrodzenia dłużnika alimentacyjnego może być nałożona kara w wysokości 30 tys. zł na pracodawcę.

9. Diety i ryczałty noclegowe (delegacje), a pakiet mobilności

Od 2 lutego 2022 r. w związku ze zmianą art. 21b., ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77.5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Przewóz międzynarodowy to każdy przewóz poza terytorium RP, nie zależnie od jego charakteru (bilateralny, cross-trade lub kabotaż). Dodatkowo za przewóz międzynarodowy należy traktować każdy przejazd z ładunkiem lub bez ładunku, który ma związek z przewozem zagranicznym. Do przewozu międzynarodowego będziemy więc zaliczali również odcinki krajowe takiego przewozu (np. przejazd z Warszawy do Berlina, odcinek krajowy między Warszawą, a granicą będzie miał charakter przewozy międzynarodowego).

Kierowcy wykonujący przewóz międzynarodowy nie otrzymują więc  zwrotu kosztów podróży służbowych (w postaci diet i ryczałtu noclegowego) tak jak miało to miejsce do 2 lutego 2022 r.. Wypłata tego typu świadczeń stanowiłaby przychód kierowcy i powinna zostać pomniejszona o należne składki i podatek dochodowy. Nie ma znaczenia w tym przypadku zapis w umowie lub nazwa takiego dodatku.

Należy także wskazać, że ustawa o czasie pracy kierowców określa:

1) czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy, zatrudnionych na podstawie stosunku pracy;

1a) czas pracy przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe (…),

1b) czas pracy osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę (…)

Oznacza to więc, że przepisy w niej zawarte należy stosować zarówno do osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie, samozatrudnienie oraz samych właścicieli przedsiębiorstw. Z powodu braku stanowiska Ministerstwa Finansów w tej sprawie warto zwrócić się z wnioskiem o wydanie interpretacji do KAS. Zgodnie z wydanymi do tej pory interpretacjami istnieją przesłanki do zaliczenia diet właściciela (działalność jednoosobowa lub spółka cywilna) do kosztów uzyskania przychodu. Warto zwrócić uwagę choćby na interpretację 0115-KDIT3.4011.178.2022.1.AD. W każdym jednak wypadku decyzję taką trzeba podjąć na podstawie uzgodnienia z biurem księgowym lub doradcą podatkowym.

10. Samozatrudnienie, a pakiet mobilności

Osoby samozatrudnione (bez własnego pojazdu/licencji) nie powinny być kierowane do wykonywania przewozów podlegających pod zasady delegowania (cross-trade i kabotaż). Mogą być one uznane za pracowników ze wszystkimi tego konsekwencjami. Dodatkowo zarówno w PKWiU jak i PKD nie znajdziemy usługowego kierowania pojazdem. Taki rodzaj działalności usługowej nie istnieje w polskim systemie prawnym.

Należy także pamiętać, że kierowca który wcześniej był zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, a następnie przejdzie na własną działalność i będzie wykonywał przewozy dla tej samej firmy nie może:

• korzystać z podatku liniowego i zryczałtowanego podatku dochodowego
• korzystać z preferencji w postaci opłacania składek ZUS (m.in ulga na start)