Busy od 2,5 do 3,5 t od lipca 2026 r. — kompendium zmian dla przewoźników

Od 1 lipca 2026 r. firmy wykorzystujące busy w międzynarodowym transporcie rzeczy muszą przygotować się na istotne zmiany. Nowe obowiązki obejmą przede wszystkim pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 t i nieprzekraczającej 3,5 t, wykorzystywane w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażu. Zmiany dotyczą nie tylko tachografów, ale również czasu jazdy i odpoczynków, dokumentacji, zgłoszeń IMI, rozliczania wynagrodzeń oraz — w wielu przypadkach — składek ZUS i podatku dochodowego. Komisja Europejska wskazuje, że od 1 lipca 2026 r. lekkie pojazdy użytkowe od 2,5 do 3,5 t wykonujące międzynarodowy transport zarobkowy będą musiały posiadać tachograf, a od tej daty zostaną również objęte unijnymi zasadami czasu jazdy i odpoczynku (rozp. 561/2006/WE). 

Najważniejsze jest jednak to, że nie każdy bus i nie każdy wyjazd za granicę będzie podlegał takim samym obowiązkom. Inaczej należy traktować przewóz zarobkowy, inaczej przewóz na potrzeby własne, inaczej przewóz krajowy, a jeszcze inaczej kabotaż lub cross-trade. W praktyce od 1 lipca 2026 r. błędna kwalifikacja przewozu może oznaczać problemy przy kontroli, błędne rozliczenie wynagrodzenia kierowcy albo brak wymaganych dokumentów.

Kogo obejmą zmiany od 1 lipca 2026 r.?

Zmiany dotyczą przede wszystkim przedsiębiorców wykonujących międzynarodowy transport drogowy rzeczy pojazdami lub zespołami pojazdów, których DMC przekracza 2,5 t i nie przekracza 3,5 t. Chodzi więc głównie o busy wykorzystywane w transporcie międzynarodowym oraz w przewozach kabotażowych. Rozporządzenie 2020/1054 dodało do zakresu rozporządzenia 561/2006 przewóz rzeczy od 1 lipca 2026 r. w międzynarodowych operacjach transportowych lub kabotażowych, gdy DMC pojazdu, także z przyczepą lub naczepą, przekracza 2,5 t.

W praktyce oznacza to, że kluczowe będą trzy pytania:

• czy pojazd albo zestaw przekracza 2,5 t DMC,
• czy przewóz ma charakter międzynarodowy albo kabotażowy oraz 
• czy jest to przewóz zarobkowy, przewóz na potrzeby własne, czy przewóz prywatny/niehandlowy.

Dopiero odpowiedź na te pytania pozwala ustalić, czy firma musi mieć licencję, tachograf, zgłoszenie IMI, a także czy kierowcę należy rozliczać według zasad właściwych dla kierowców międzynarodowych. Nie należy więc upraszczać tematu do stwierdzenia: „od lipca 2026 każdy bus musi mieć tachograf i IMI”. To nieprawda. Obowiązki zależą od rodzaju przewozu, masy pojazdu, charakteru trasy oraz tego, czy dana operacja jest bilateralna, tranzytowa, kabotażowa czy cross-trade.

Kto musi mieć licencję na busa od 2,5 do 3,5 t?

Obowiązek posiadania licencji wspólnotowej dla busów nie jest nowością od 2026 r. Dla przedsiębiorców wykonujących zarobkowy międzynarodowy przewóz rzeczy pojazdami o DMC powyżej 2,5 t i do 3,5 t obowiązek ten funkcjonuje już od 21 maja 2022 r. W praktyce oznacza to, że firma, która wykonuje międzynarodowy transport zarobkowy busem, powinna posiadać odpowiednie uprawnienia transportowe, w tym licencję wspólnotową i wypis z licencji dla pojazdu. Licencja jest potrzebna wtedy, gdy przedsiębiorca wykonuje zarobkowy międzynarodowy transport rzeczy. Chodzi o sytuację, w której przewóz jest usługą wykonywaną dla innego podmiotu za wynagrodzeniem.

Przykładowo polska firma przewozowa realizująca transport towaru z Polski do Niemiec busem o DMC 3,5 t wykonuje zarobkowy transport międzynarodowy i powinna posiadać odpowiednie uprawnienia.

Licencja wspólnotowa nie jest natomiast zasadniczo wymagana dla przewozów krajowych wykonywanych pojazdami do 3,5 t DMC ani dla przewozów na potrzeby własne, o ile rzeczywiście spełnione są warunki przewozu niezarobkowego. Trzeba jednak uważać, ponieważ błędne opisanie przewozu jako „na potrzeby własne”, gdy w rzeczywistości firma wykonuje usługę transportową dla klienta, może zostać potraktowane jako wykonywanie transportu bez wymaganej licencji.

Przewóz busem na potrzeby własne — na czym polega?

Przewóz na potrzeby własne to nie to samo co przewóz prywatny. Jest to przewóz wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo wobec jego podstawowej działalności. Oznacza to, że transport nie jest samodzielną usługą sprzedawaną klientowi, ale służy działalności własnej firmy, np. dostarczeniu własnego towaru do kontrahenta, przewiezieniu własnych narzędzi, materiałów albo produktów. Przewóz busem na potrzeby własne wymaga spełnienia warunków związanych m.in. z własnością lub tytułem prawnym do przewożonych rzeczy, tytułem prawnym do pojazdu oraz tym, kto prowadzi pojazd. 

W praktyce przewóz na potrzeby własne powinien spełniać kilka warunków. Po pierwsze, przewóz musi być pomocniczy wobec podstawowej działalności przedsiębiorcy. Po drugie, przewożone rzeczy powinny należeć do przedsiębiorcy, być przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wyprodukowane, naprawione albo związane z jego działalnością. Po trzecie, pojazd powinien być prowadzony przez przedsiębiorcę albo jego pracownika. Po czwarte, przedsiębiorca powinien mieć tytuł prawny do pojazdu, np. własność, leasing, najem albo użyczenie.

Jeżeli któryś z tych elementów nie jest spełniony, przewóz może zostać zakwestionowany jako przewóz na potrzeby własne. Przykład: firma handlowa wiezie własny towar do klienta — może to być przewóz na potrzeby własne. Ale jeśli ta sama firma zaczyna przewozić towary innych podmiotów za wynagrodzeniem, wchodzi już w obszar zarobkowego transportu drogowego.

Przewozy na potrzeby własne w kraju

W przewozach krajowych busami do 3,5 t DMC sytuacja jest relatywnie prostsza. Jeżeli firma wykonuje przewóz własnych rzeczy na własne potrzeby, a pojazd nie przekracza 3,5 t DMC, co do zasady nie mamy do czynienia z zarobkowym transportem drogowym wymagającym licencji wspólnotowej. Od 1 lipca 2026 r. nowe unijne rozszerzenie zakresu rozporządzenia 561/2006 dotyczy przewozów rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażu pojazdami powyżej 2,5 t, a nie zwykłych krajowych przewozów busami 2,5–3,5 t. Oznacza to, że typowy krajowy przewóz własnego towaru busem o DMC 3,5 t nie powinien automatycznie podlegać nowym obowiązkom dotyczącym tachografu od 1 lipca 2026 r. Trzeba jednak uważać na zestawy z przyczepą. Jeżeli DMC zestawu przekracza 3,5 t, mogą pojawić się obowiązki znane już wcześniej z przepisów o czasie jazdy i tachografach, zależnie od rodzaju przewozu i ewentualnych zwolnień.

Przewozy na potrzeby własne za granicą

Najwięcej wątpliwości dotyczy międzynarodowych przewozów na potrzeby własne wykonywanych busami od 2,5 do 3,5 t. Od 1 lipca 2026 r. takie przewozy co do zasady znajdą się w zakresie rozporządzenia 561/2006, ponieważ przepis obejmuje przewóz rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażu pojazdami powyżej 2,5 t. Jednocześnie rozporządzenie przewiduje wyłączenie dla pojazdów powyżej 2,5 t i do 3,5 t używanych do przewozu rzeczy, jeżeli przewóz nie ma charakteru zarobkowego, jest wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, a prowadzenie pojazdu nie stanowi głównej aktywności osoby prowadzącej pojazd.

To oznacza, że w przewozach na potrzeby własne trzeba będzie bardzo dokładnie pilnować trzech warunków:

• Przewóz nie może być wykonywany za wynagrodzeniem jako usługa transportowa.
• Musi służyć własnej działalności firmy lub kierowcy.
• Dodatkowo prowadzenie pojazdu nie powinno być głównym zajęciem osoby kierującej.

Ostatni warunek może być szczególnie problematyczny, gdy firma zatrudnia pracownika formalnie jako kierowcę i ten pracownik regularnie wykonuje trasy zagraniczne.

Przykład 1

Pracownik firmy produkcyjnej, zatrudniony zasadniczo jako monter albo serwisant, jedzie busem do Niemiec z narzędziami i częściami potrzebnymi do wykonania usługi serwisowej. Przewóz ma charakter pomocniczy, nie jest usługą transportową, a prowadzenie pojazdu nie jest głównym zadaniem pracownika.

Przykład 2

Osoba zatrudniona jako kierowca codziennie przewozi towary za granicę busem, a firma twierdzi, że jest to przewóz na potrzeby własne wyłącznie dlatego, że towary należą do firmy. W takiej sytuacji firma musi udowodnić, że prowadzenie pojazdu nie powinno być głównym zajęciem osoby kierującej. 

Tachograf w busie od 1 lipca 2026 r.

Od 1 lipca 2026 r. tachograf będzie wymagany w lekkich pojazdach użytkowych od 2,5 do 3,5 t, jeżeli są one wykorzystywane w międzynarodowym transporcie zarobkowym. Komisja Europejska wskazuje, że chodzi o pojazdy zaangażowane w międzynarodowy transport „for hire or reward”, czyli transport wykonywany zarobkowo.  W praktyce dla busów objętych obowiązkiem będzie wymagany inteligentny tachograf drugiej generacji. Urządzenie to rejestruje m.in. czas jazdy, przerwy, odpoczynki, inne okresy aktywności, lokalizacje i przekroczenia granic. Firma powinna więc przygotować się nie tylko na sam montaż urządzenia, ale również na procedury pobierania danych, wydanie kart kierowców, wydanie karty przedsiębiorstwa, szkolenie kierowców z obsługi tachografu, kontrolę wpisów manualnych oraz archiwizowanie danych. Sam zakup tachografu nie wystarczy, jeżeli firma nie będzie potrafiła prawidłowo wykazać czasu jazdy, odpoczynków, przekroczeń granic i rodzaju wykonywanych przewozów.

Czy bus na potrzeby własne musi mieć tachograf?

W przypadku busów od 2,5 do 3,5 t wykonujących międzynarodowe przewozy na potrzeby własne trzeba rozróżnić zakres zastosowania przepisów i wyłączenie z ich stosowania. Przepisy od 1 lipca 2026 r. obejmują międzynarodowy przewóz rzeczy pojazdami powyżej 2,5 t, ale jednocześnie przewidują wyłączenie dla przewozów niezarobkowych wykonywanych na potrzeby własne, jeżeli prowadzenie pojazdu nie jest głównym zajęciem kierowcy.

Bus na potrzeby własne może nie wymagać tachografu, ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki wyłączenia. Nie wystarczy samo nazwanie przewozu „potrzebami własnymi”. Firma powinna mieć dokumenty pokazujące, że przewóz był rzeczywiście niezarobkowy, pomocniczy, związany z własną działalnością i że kierowca nie wykonywał prowadzenia pojazdu jako swojej głównej pracy.

W razie kontroli za granicą problemem może być brak jednego prostego dokumentu, który automatycznie potwierdzałby status przewozu na potrzeby własne busem do 3,5 t. Dlatego warto przygotować wewnętrzną dokumentację: zlecenie wyjazdu, dokumenty towarowe, potwierdzenie własności towaru lub związku z działalnością firmy, zakres obowiązków pracownika, dokument pojazdu oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do pojazdu.

System IMI — kiedy trzeba zgłaszać kierowcę busa?

Od 1 lipca 2026 r. w praktyce szczególnego znaczenia nabierze kwalifikacja przewozów busami pod kątem delegowania. Kierowca busa nie będzie automatycznie delegowany tylko dlatego, że wyjeżdża za granicę. Decyduje rodzaj operacji transportowej. Dyrektywa 2020/1057 przewiduje, że kierowca wykonujący przewóz bilateralny nie jest traktowany jako delegowany, a tranzyt przez państwo bez załadunku i rozładunku również nie stanowi delegowania.

Zgłoszenie do IMI będzie wymagane przede wszystkim wtedy, gdy kierowca wykonuje kabotaż albo przewóz cross-trade, czyli operację niebilateralną. Kabotaż polega na wykonywaniu przewozu na terytorium innego państwa, np. załadunek i rozładunek w Niemczech przez polskiego przewoźnika. Cross-trade oznacza przewóz między dwoma państwami, z których żadne nie jest państwem siedziby przewoźnika, np. przewóz z Niemiec do Czech przez polską firmę. Tachospeed również wskazuje, że w 2026 r. zgłoszenia IMI przy busach będą dotyczyć przede wszystkim kabotażu i cross-trade, a nie każdego przewozu międzynarodowego.  Przy przewozie bilateralnym, czyli np. z Polski do Niemiec albo z Niemiec do Polski, kierowca co do zasady nie jest uznawany za delegowanego. Podobnie sam przejazd tranzytowy przez państwo bez załadunku i rozładunku nie powinien powodować obowiązku zgłoszenia IMI. Jeżeli jednak po drodze kierowca wykonuje dodatkowe załadunki lub rozładunki, trzeba już dokładnie sprawdzić, czy dana operacja nadal mieści się w ramach zwolnienia, czy staje się przewozem niebilateralnym.

Przewóz cross-trade czy bilateralny ? 

Co zawiera zgłoszenie IMI i jakie dokumenty musi mieć kierowca?

Zgłoszenie delegowania w systemie IMI zawiera dane przewoźnika, dane osoby kontaktowej, dane kierowcy, okres delegowania, numery rejestracyjne pojazdów oraz informację o rodzaju wykonywanych usług transportowych. Dyrektywa 2020/1057 wskazuje również, że kierowca powinien mieć przy sobie kopię zgłoszenia delegowania, dowody operacji transportowych w państwie przyjmującym oraz zapisy tachografu, w tym symbole państw, w których przebywał podczas wykonywania przewozów.  W praktyce oznacza to, że samo wysłanie zgłoszenia IMI nie kończy obowiązków przewoźnika. Firma powinna być w stanie wykazać, jaki przewóz był wykonywany, w jakim państwie, w jakim czasie, jak długo kierowca wykonywał pracę za granicą i jakie wynagrodzenie powinno mu przysługiwać. Po zakończeniu delegowania organy kontrolne mogą żądać dokumentów dotyczących wynagrodzenia, umowy, ewidencji czasu pracy i dowodów wypłaty.

Instrukcja zgłoszenia do IMI

Wynagrodzenie kierowcy busa — kiedy trzeba liczyć płacę zagraniczną?

Jeżeli kierowca busa wykonuje przewóz objęty delegowaniem, czyli przede wszystkim kabotaż albo cross-trade, należy ustalić, czy za czas pracy w danym państwie powinno zostać naliczone wynagrodzenie zgodne z lokalnymi zasadami. W praktyce oznacza to konieczność porównania wynagrodzenia wypłacanego w Polsce z minimalnymi albo sektorowymi warunkami wynagradzania obowiązującymi w państwie, w którym kierowca wykonuje pracę. Nie każdy wyjazd zagraniczny oznacza jednak konieczność naliczania płacy zagranicznej. Przewozy bilateralne i tranzyt co do zasady nie powodują delegowania. Jeżeli więc kierowca wykonuje typowy przewóz z Polski do Francji, bez kabotażu lub cross-trade po drodze, zasadniczo nie powinien być traktowany jako delegowany w państwach tranzytowych ani w państwie rozładunku tylko z tego powodu, że przekroczył granicę. Dyrektywa 2020/1057 wyraźnie rozróżnia przewozy bilateralne i tranzyt od kabotażu i operacji niebilateralnych. Dla przewoźnika najważniejsza jest więc ewidencja operacji. Trzeba wiedzieć, kiedy kierowca wykonuje przewóz bilateralny, kiedy cross-trade, a kiedy kabotaż. Bez tej kwalifikacji nie da się poprawnie ustalić, czy trzeba zrobić zgłoszenie IMI i czy trzeba naliczyć wynagrodzenie zagraniczne.

Oblicz ile będzie kosztował kierowca od 1 lipca 2026

ZUS i PIT kierowcy busa — czy stosować 9420 zł i diety wirtualne?

Co do zasady, jeżeli kierowca wykonuje międzynarodowe przewozy drogowe i podlega pod rozporzędzenie 561/2006/WE, należy zastosowanie szczególnych zasad rozliczania właściwych dla kierowców międzynarodowych. W 2026 r. punktem odniesienia dla składek jest kwota prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej, która wynosi 9420 zł.  Mechanizm składkowy polega na tym, że jeżeli miesięczny przychód kierowcy jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, z podstawy składek można wyłączyć równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, ale tak ustalona podstawa nie może spaść poniżej przeciętnego wynagrodzenia. Dla PIT stosuje się natomiast zwolnienie odpowiadające równowartości 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Opracowania kadrowo-płacowe wskazują te wartości jako aktualny mechanizm dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe. W praktyce oznacza to, że dla kierowcy busa wykonującego zarobkowy międzynarodowy transport rzeczy pojazdem powyżej 2,5 t od 1 lipca 2026 r. należy liczyć się ze stosowaniem zasad podobnych jak przy kierowcach ciężarowych. Jeżeli miesięczny przychód kierowcy przekracza 9420 zł, przy ZUS stosuje się mechanizm 60 euro za dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem minimalnej podstawy na poziomie 9420 zł. Przy PIT stosuje się 20 euro za dzień pobytu za granicą jako zwolnienie podatkowe.

Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe busem do 3,5 t na potrzeby własne i niepodlegający pod obowiązek instalacji tachografów oraz rozporządzenie 561/2006/WE nie stosują zasad rozliczania wynagrodzeń kierowców przewidzianych w ustawie o czasie pracy kierowców. 

Rozliczanie płacy kierowcy międzynarodowego

Czy kierowca busa jest w podróży służbowej?

Przy kierowcach wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe trzeba pamiętać, że od zmian wprowadzonych pakietem mobilności kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest traktowany jak pracownik w typowej podróży służbowej. W praktyce oznacza to, że klasyczne diety i ryczałty noclegowe nie działają tak samo jak przy zwykłych delegacjach pracowniczych. Art. 26f ustawy o czasie pracy kierowców wskazuje, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy.  Z tego powodu w przypadku kierowców międzynarodowych stosuje się konstrukcję tzw. diet wirtualnych, czyli wartości wykorzystywanych do obliczenia podstawy składek i podatku. Nie są to diety wypłacane kierowcy tak jak w klasycznej podróży służbowej. To techniczny mechanizm rozliczeniowy służący do ustalenia, jaka część przychodu może zostać wyłączona z podstawy składek lub zwolniona z podatku.

Bus do 2,5 t, bus 2,5–3,5 t i zestaw z przyczepą

Po zmianach szczególne znaczenie będzie miało prawidłowe ustalenie DMC pojazdu albo zespołu pojazdów. Pojazdy do 2,5 t DMC pozostają poza głównym zakresem nowych obowiązków dotyczących tachografów i czasu jazdy wynikających z rozszerzenia od 1 lipca 2026 r. Pojazdy powyżej 2,5 t i do 3,5 t będą objęte nowymi zasadami, jeżeli wykonują międzynarodowy transport rzeczy albo kabotaż. Rozporządzenie 2020/1054 odnosi się do DMC pojazdu z przyczepą lub naczepą, dlatego należy patrzeć nie tylko na sam pojazd, ale również na zestaw. W praktyce szczególnie uważać trzeba na busa z przyczepą. Jeżeli zestaw przekracza 3,5 t DMC, obowiązki tachografowe mogą istnieć już obecnie, zależnie od rodzaju przewozu i ewentualnych zwolnień. Branżowe opracowania zwracają uwagę, że przy zestawach powyżej 3,5 t przepisy są ostrzejsze, a zwolnienia są ograniczone, np. do określonych przewozów w promieniu 100 km od bazy i pod warunkiem, że prowadzenie pojazdu nie jest główną aktywnością kierowcy.

Co przewoźnik powinien zrobić przed 1 lipca 2026 r.?

1. Przede wszystkim należy podzielić flotę według DMC i rodzaju przewozów. Inaczej trzeba traktować pojazdy do 2,5 t, inaczej busy 2,5–3,5 t, a jeszcze inaczej zestawy z przyczepą przekraczające 3,5 t. Następnie należy ustalić, które pojazdy wykonują przewozy krajowe, które międzynarodowe, które zarobkowe, a które na potrzeby własne.
2. Drugim krokiem powinno być sprawdzenie licencji i wypisów. Jeżeli firma wykonuje zarobkowy międzynarodowy przewóz rzeczy busem powyżej 2,5 t, powinna posiadać odpowiednie uprawnienia. W razie braku licencji albo wypisów należy zaplanować procedurę z wyprzedzeniem, ponieważ okres oczekiwania na dokumenty i formalności administracyjne może być dłuższy niż zakłada przedsiębiorca.
3. Trzecim krokiem jest przygotowanie tachografów. Trzeba ustalić, które pojazdy będą wymagały montażu inteligentnego tachografu drugiej generacji, zamówić montaż, wyrobić karty kierowców i kartę przedsiębiorstwa, przeszkolić kierowców, przygotować procedury pobierania danych i ustalić, kto w firmie odpowiada za kontrolę naruszeń.
4. Czwartym krokiem jest przygotowanie procedury IMI. Firma powinna mieć prostą instrukcję, kiedy przewóz jest bilateralny, kiedy tranzytowy, kiedy kabotażowy, a kiedy cross-trade. To od tej kwalifikacji zależy obowiązek zgłoszenia kierowcy do IMI i rozliczenia wynagrodzenia zagranicznego.
5. Piątym krokiem jest aktualizacja zasad wynagradzania. Należy sprawdzić umowy o pracę, regulaminy wynagradzania, dniówki, premie, ryczałty, zasady wypłaty w dwóch ratach, ewidencję czasu pracy i sposób rozliczania pobytu kierowcy za granicą. W 2026 r. trzeba pamiętać o kwocie 9420 zł jako punkcie odniesienia dla mechanizmu składkowego.
6. Szóstym krokiem powinno być szkolenie kierowców, którzy będą wykonywać przewozy podlegające pod tachograf z zakresu poprawnej obsługi urządzenia oraz zasad rozporządzenia 561/2006/WE.

Najczęstsze błędy przy busach od lipca 2026 r.

1. Pierwszy błąd to założenie, że każdy bus do 3,5 t będzie objęty identycznymi obowiązkami. W rzeczywistości znaczenie ma próg 2,5 t, rodzaj przewozu, trasa, charakter działalności i to, czy przewóz jest zarobkowy.
2. Drugi błąd to mylenie przewozu na potrzeby własne z przewozem prywatnym. Przewóz na potrzeby własne nadal jest związany z działalnością gospodarczą, ale ma charakter pomocniczy i nie może być usługą transportową wykonywaną dla klienta.
3. Trzeci błąd to brak rozróżnienia między przewozem bilateralnym, tranzytem, kabotażem i cross-trade. To rozróżnienie będzie kluczowe dla IMI i wynagrodzenia zagranicznego. Dyrektywa 2020/1057 wyłącza z delegowania przewozy bilateralne i tranzyt, ale traktuje kabotaż jako delegowanie.
4. Czwarty błąd to założenie, że kierowcy busów nie dotyczą zasady rozliczania kierowców międzynarodowych. Po 1 lipca 2026 r. przy busach powyżej 2,5 t wykonujących międzynarodowy transport rzeczy takie założenie może być bardzo ryzykowne, zwłaszcza w zakresie składek ZUS, PIT i pobytu za granicą.
5. Piąty błąd to zbyt późne planowanie montażu tachografów. Jeżeli wiele firm będzie chciało doposażyć pojazdy w tym samym czasie, mogą pojawić się problemy z dostępnością warsztatów, urządzeń i terminów montażu.

Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 r. busy od 2,5 do 3,5 t wykorzystywane w międzynarodowym transporcie rzeczy wchodzą w znacznie bardziej sformalizowany system kontroli. Najważniejsza zmiana dotyczy tachografów i objęcia tych pojazdów zasadami czasu jazdy i odpoczynków, ale w praktyce skutki będą szersze. Firmy będą musiały prawidłowo kwalifikować przewozy, kontrolować dokumentację, rozliczać wynagrodzenia zagraniczne, obsługiwać zgłoszenia IMI i pilnować zasad ZUS oraz PIT.

Najważniejsze zasady są następujące. Licencja wspólnotowa jest wymagana przy zarobkowym międzynarodowym przewozie rzeczy busami powyżej 2,5 t. Tachograf od 1 lipca 2026 r. obejmie przede wszystkim busy powyżej 2,5 t w międzynarodowym transporcie zarobkowym. IMI będzie dotyczyć głównie kabotażu i cross-trade, a nie zwykłych przewozów bilateralnych i tranzytu. Przy kierowcach wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe trzeba uwzględnić zasady rozliczania właściwe dla kierowców międzynarodowych, w tym kwotę 9420 zł w 2026 r., 60 euro za dzień pobytu za granicą do ZUS oraz 20 euro za dzień pobytu za granicą do PIT.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie firmy jeszcze przed lipcem 2026 r. W praktyce oznacza to przegląd floty, licencji, umów z kierowcami, regulaminów wynagradzania, procedur IMI, zasad rozliczania pobytu za granicą oraz obowiązków tachografowych. Dzięki temu firma uniknie sytuacji, w której bus formalnie nadal wygląda jak „lekki pojazd”, ale w kontroli jest już traktowany podobnie jak pojazd objęty pełnymi obowiązkami transportowymi.