System DIWASS – cyfrowa rewolucja w transgranicznym przemieszczaniu odpadów

Od 21 maja 2026 r. w Unii Europejskiej zaczną obowiązywać nowe zasady dotyczące transgranicznego przemieszczania odpadów. Jedną z najważniejszych zmian będzie wdrożenie systemu DIWASS, czyli Digital Waste Shipment System. Jest to centralny system informatyczny Komisji Europejskiej, który ma umożliwić elektroniczne przekazywanie i wymianę dokumentów związanych z przemieszczaniem odpadów między państwami. Zmiana wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1157, które zastępuje dotychczasowe rozporządzenie (WE) nr 1013/2006.

W praktyce DIWASS oznacza odejście od tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych i przejście na cyfrową obsługę procedur związanych z legalnym transgranicznym przemieszczaniem odpadów. Dla przedsiębiorstw działających w branży transportowej, odpadowej, recyklingowej, produkcyjnej i logistycznej będzie to istotna zmiana organizacyjna.

Kogo będzie dotyczył obowiązek korzystania z DIWASS?

Obowiązek korzystania z DIWASS obejmie szeroką grupę podmiotów uczestniczących w transgranicznym przemieszczaniu odpadów. Dotyczyć będzie między innymi zgłaszających, organizatorów przemieszczania, przewoźników, odbiorców, wytwórców odpadów oraz instalacji gospodarowania odpadami.

Oznacza to, że system nie będzie istotny wyłącznie dla firm odpadowych. W praktyce może dotyczyć także przedsiębiorstw produkcyjnych, branży opakowaniowej, recyklerów, firm logistycznych oraz przewoźników drogowych, którzy realizują przewozy odpadów przez granice państw UE.

Z DIWASS korzystać będą również organy właściwe do obsługi zgłoszeń oraz służby kontrolne, w tym wojewódzkie inspektoraty ochrony środowiska, Inspekcja Transportu Drogowego, Straż Graniczna, Krajowa Administracja Skarbowa i Policja.

Jakie dokumenty będą obsługiwane przez DIWASS?

Za pośrednictwem DIWASS przekazywane będą dokumenty związane z procedurą uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody, czyli tzw. notyfikacji. Obejmie to między innymi dokument zgłoszenia, dodatkowe informacje wymagane przepisami, korespondencję z organami, decyzje organów oraz dokumenty przesyłania dotyczące poszczególnych transportów.

System obejmie także dokumenty związane z procedurą informowania, w tym formularz określony w załączniku VII do rozporządzenia 2024/1157 oraz umowę pomiędzy organizatorem przemieszczenia a odbiorcą.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność większej staranności w przygotowaniu danych. W DIWASS nie będzie można dowolnie wpisywać danych podmiotów uczestniczących w przemieszczeniu. Dane będą wybierane z listy, a więc dany podmiot będzie musiał być wcześniej zarejestrowany w systemie.

Jak będzie wyglądał dostęp do systemu?

Polscy przedsiębiorcy będą mogli korzystać z DIWASS na dwa sposoby. Pierwszym będzie dostęp przez graficzny interfejs użytkownika, czyli stronę internetową prowadzoną przez Komisję Europejską. Drugim rozwiązaniem będzie korzystanie z oprogramowania komercyjnego połączonego z systemem centralnym za pomocą API, pod warunkiem że dane oprogramowanie będzie interoperacyjne z DIWASS.

To ważna informacja dla większych firm, które obsługują wiele przemieszczeń odpadów. W ich przypadku ręczne wprowadzanie danych przez stronę internetową może być niewystarczające, dlatego integracja systemów wewnętrznych z DIWASS może stać się istotnym elementem organizacji pracy.

Rejestracja w DIWASS

Rejestracja w DIWASS będzie odbywać się online. Osoba dokonująca rejestracji będzie musiała być upoważniona do reprezentowania danego podmiotu. Upoważnienie może wynikać bezpośrednio z CEIDG, KRS albo z odrębnego pełnomocnictwa. Konieczne będzie również posiadanie konta EU Login.

W przypadku polskich podmiotów rejestrację będzie zatwierdzał Główny Inspektorat Ochrony Środowiska. Organ będzie weryfikował, czy dany podmiot istnieje oraz czy osoba dokonująca rejestracji jest uprawniona do jego reprezentowania.

Podmioty będą identyfikowane w systemie przede wszystkim za pomocą numeru EORI, jeżeli został nadany. W przypadku polskich przedsiębiorców, którzy nie posiadają EORI, planowane jest wykorzystanie numeru NIP jako głównego numeru identyfikacyjnego. Dodatkowo mają być wykorzystywane takie numery jak NIP, REGON oraz numer rejestrowy BDO.

DIWASS a BDO

DIWASS nie powinien być traktowany jako zamiennik krajowych obowiązków ewidencyjnych związanych z gospodarką odpadami. W polskich realiach przedsiębiorcy nadal będą musieli pamiętać o obowiązkach wynikających z BDO, jeżeli dotyczą one ich działalności. DIWASS będzie natomiast systemem związanym z transgranicznym przemieszczaniem odpadów i elektroniczną wymianą dokumentów w tym zakresie.

W praktyce firmy powinny więc przygotować się na równoległe funkcjonowanie kilku obowiązków: krajowej ewidencji odpadowej, dokumentacji transportowej, procedur celnych lub granicznych tam, gdzie będą miały zastosowanie, oraz obsługi DIWASS przy przewozach transgranicznych.

Co zmieni DIWASS dla przewoźników?

Dla przewoźników najważniejszą zmianą będzie większe znaczenie poprawności danych i dostępności dokumentów w formie elektronicznej. Transport odpadów nie będzie już opierał się wyłącznie na zestawie dokumentów przekazanych kierowcy w formie papierowej. Dane dotyczące przemieszczenia będą funkcjonowały w systemie cyfrowym, do którego dostęp będą miały także organy kontrolne.

Może to oznaczać większą przejrzystość, ale również większe ryzyko wykrycia błędów. Nieprawidłowe dane podmiotu, brak wcześniejszej rejestracji, błędne numery identyfikacyjne, niezgodność dokumentów z rzeczywistym transportem albo brak właściwego powiązania przewozu z dokumentacją mogą prowadzić do problemów podczas kontroli.

Dlatego przewoźnicy powinni wcześniej ustalić z kontrahentami, kto odpowiada za wprowadzenie danych do systemu, kto przekazuje kierowcy informacje o przewozie, jakie dokumenty muszą być dostępne w trasie oraz jak postępować w przypadku kontroli.

Dlaczego warto przygotować firmę wcześniej?

Wdrożenie DIWASS nie będzie wyłącznie zmianą techniczną. To zmiana sposobu organizacji dokumentacji, odpowiedzialności i komunikacji między uczestnikami przewozu. Firmy, które realizują transgraniczny transport odpadów, powinny wcześniej sprawdzić, czy posiadają aktualne dane rejestrowe, numery identyfikacyjne, BDO, EORI oraz właściwe pełnomocnictwa dla osób odpowiedzialnych za obsługę systemu.

Warto również przygotować wewnętrzną procedurę obsługi przewozów objętych DIWASS. Taka procedura powinna określać, kto odpowiada za rejestrację w systemie, kto weryfikuje dane kontrahentów, kto sprawdza zgodność dokumentów z transportem oraz jakie informacje otrzymuje kierowca przed rozpoczęciem przewozu.

Przewozy rozpoczęte przed 21 maja 2026 r.

Istotne są również przepisy przejściowe. Zgłoszenia, dla których właściwy organ miejsca przeznaczenia wydał potwierdzenie przyjęcia przed 21 maja 2026 r., będą obsługiwane według dotychczasowych przepisów. Natomiast postępowania, w których takie potwierdzenie nie zostanie wydane przed tą datą, nie będą mogły być kontynuowane na starych zasadach i trzeba będzie rozpocząć procedurę od nowa przez DIWASS.

Zezwolenia wydane na podstawie dotychczasowego rozporządzenia 1013/2006 zachowają ważność na okres, na jaki zostały wydane. Jednocześnie GIOŚ wskazuje terminy zakończenia ostatecznego odzysku odpadów: do 20 maja 2027 r. albo do 20 maja 2029 r., w zależności od rodzaju zezwolenia i statusu instalacji odbiorcy.

Jak przygotować firmę do DIWASS?

Najlepiej potraktować DIWASS jako projekt organizacyjny, a nie tylko jako nowy portal internetowy. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy firma posiada aktualne dane w rejestrach, czy ma numer EORI albo przygotowany NIP jako numer identyfikacyjny, czy dane w BDO są aktualne oraz czy osoby odpowiedzialne za obsługę systemu mają właściwe pełnomocnictwa.

Warto także przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za logistykę, transport, gospodarkę odpadami i dokumentację. Osobną grupą są kierowcy, którzy powinni wiedzieć, jakie informacje muszą mieć podczas przewozu, jak zachować się w czasie kontroli oraz do kogo zgłaszać niezgodności dokumentacyjne.

Dobrym rozwiązaniem jest również wcześniejsze przeanalizowanie umów z kontrahentami. W umowach warto jasno wskazać, która strona odpowiada za poprawne zgłoszenie, aktualność danych, przekazanie dokumentów i komunikację z organami.

Podsumowanie

DIWASS będzie jednym z najważniejszych elementów cyfryzacji transgranicznego przemieszczania odpadów w Unii Europejskiej. System ma uprościć wymianę dokumentów, zwiększyć przejrzystość przewozów i ułatwić kontrolę legalności transportu odpadów. Jednocześnie dla przedsiębiorców oznacza nowe obowiązki organizacyjne, konieczność wcześniejszej rejestracji i większą odpowiedzialność za poprawność danych.

Firmy transportowe, odpadowe, produkcyjne i logistyczne nie powinny czekać z przygotowaniami do ostatniej chwili. Wdrożenie DIWASS wymaga uporządkowania danych, procedur, pełnomocnictw, komunikacji z kontrahentami oraz przygotowania pracowników do pracy w nowym cyfrowym środowisku.