Rejestracja w systemie DIWASS – instrukcja krok po kroku dla firm i przewoźników
Od 21 maja 2026 r. przedsiębiorcy uczestniczący w transgranicznym przemieszczaniu odpadów będą musieli korzystać z systemu DIWASS, czyli Digital Waste Shipment System. Jest to centralny system Komisji Europejskiej, który ma służyć do elektronicznego przekazywania informacji i dokumentów związanych z przemieszczaniem odpadów między państwami. Obowiązek ten wynika z nowych przepisów dotyczących transgranicznego przemieszczania odpadów.
Rejestracja w DIWASS jest jednym z pierwszych kroków, które powinna wykonać firma planująca udział w takich przewozach. Dotyczy to nie tylko organizatorów przemieszczenia czy odbiorców odpadów, ale również przewoźników. Poniżej przedstawiamy praktyczną instrukcję rejestracji podmiotu w systemie DIWASS.
Kto musi zarejestrować się w DIWASS?
Do rejestracji w systemie DIWASS zobowiązane są podmioty, które będą uczestniczyć w transgranicznym przemieszczaniu odpadów. Dotyczy to w szczególności:
- zgłaszających,
- wytwórców odpadów,
- osób organizujących przemieszczanie,
- odbiorców odpadów,
- instalacji odzysku lub unieszkodliwiania,
- przewoźników.
Co przygotować przed rozpoczęciem rejestracji?Przed wejściem do systemu DIWASS warto przygotować podstawowe dane firmy oraz osoby dokonującej zgłoszenia. Przygotuj przede wszystkim:
W przypadku polskich przedsiębiorców, jeżeli firma posiada numer EORI, powinien on być używany jako główny numer identyfikacyjny. Jeżeli firma nie ma numeru EORI, w praktyce wykorzystywany będzie numer NIP. GIOŚ wskazuje również na znaczenie numerów NIP, REGON i BDO przy identyfikacji podmiotów. |
Krok 1. Wejdź na stronę EU Login
Pierwszym etapem jest zalogowanie się przez EU Login. Jest to unijny system uwierzytelniania, który umożliwia dostęp do usług Komisji Europejskiej. Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta EU Login, należy je założyć. Konto powinno być przypisane do osoby, która będzie dokonywała rejestracji lub obsługiwała sprawy związane z DIWASS.
Krok 2. Zaloguj się lub utwórz konto
Po wejściu na stronę logowania należy podać adres e-mail i przejść przez proces uwierzytelnienia. Jeżeli konto nie zostało wcześniej utworzone, trzeba je założyć i potwierdzić adres e-mail. Warto zapisać dane logowania i upewnić się, że dostęp do konta ma osoba faktycznie odpowiedzialna za obsługę spraw DIWASS w firmie.
Krok 3. Potwierdź urządzenie lub metodę uwierzytelnienia
System może wymagać dodatkowego potwierdzenia tożsamości albo urządzenia. Może to obejmować kod, aplikację uwierzytelniającą albo inną metodę zabezpieczenia konta. Ten etap jest ważny, ponieważ DIWASS będzie służył do obsługi formalnej dokumentacji związanej z transgranicznym przemieszczaniem odpadów. Dostęp do systemu powinien być zabezpieczony i przypisany do właściwej osoby.
Następnie przechodzimy do zakładki Zarządzaj moimi zaufanymi platformami i kluczami zabezpieczeń
Wybieramy opcję dodaj zaufaną platformę
Wpisujemy nazwę komputera (dowolna)
Autoryzujemy dodanie urządzenia (uwaga w systemie Windows trzeba mieć ustawione hasło użytkownika lub PIN)
Krok 4. Przejdź do systemu DIWASS
Po zalogowaniu przez EU Login należy przejść do systemu DIWASS. System umożliwia obsługę danych i dokumentów związanych z transgranicznym przemieszczaniem odpadów. Od 21 maja 2026 r. przekazywanie informacji i dokumentów w tych procedurach będzie odbywać się elektronicznie za pośrednictwem DIWASS.
Krok 5. Wybierz zakładkę „Podmiot”
Po wejściu do systemu należy przejść do części dotyczącej podmiotów. To tutaj użytkownik będzie mógł zgłosić firmę, która ma uczestniczyć w transgranicznym przemieszczaniu odpadów. W tym miejscu należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych, ponieważ będą one wykorzystywane w dalszej obsłudze dokumentacji.
Krok 6. Wybierz opcję „Utwórz nowy podmiot”
W kolejnym kroku należy wybrać opcję „Utwórz nowy podmiot”. Następnie system poprosi o uzupełnienie danych identyfikacyjnych firmy. Na tym etapie należy wpisać dane zgodne z rejestrami, w szczególności nazwę firmy, adres oraz numery identyfikacyjne. Jeżeli firma posiada numer EORI, należy go przygotować. W przypadku braku EORI istotny będzie numer NIP.
Krok 7. Uzupełnij dane firmy
Podczas tworzenia nowego podmiotu należy uzupełnić wymagane pola. Dane powinny być zgodne z dokumentami rejestrowymi firmy oraz z informacjami widniejącymi w CEIDG, KRS, BDO lub innych właściwych rejestrach. Na tym etapie warto unikać skrótów, literówek i niezgodności w nazwie firmy. Nawet drobne różnice mogą utrudnić późniejszą weryfikację zgłoszenia.
Krok 8. Wyślij zgłoszenie
Po uzupełnieniu i sprawdzeniu danych należy wysłać zgłoszenie. W przypadku polskich podmiotów zgłoszenie będzie podlegało weryfikacji przez Główny Inspektorat Ochrony Środowiska. Weryfikowane jest m.in. istnienie podmiotu oraz uprawnienie osoby dokonującej zgłoszenia do reprezentowania firmy. Po zatwierdzeniu podmiot będzie mógł być wykorzystywany w systemie DIWASS przy obsłudze procedur transgranicznego przemieszczania odpadów.
Dlaczego warto zarejestrować firmę wcześniej?
Rejestracji nie warto zostawiać na ostatnią chwilę. Od 21 maja 2026 r. DIWASS stanie się obowiązkowym narzędziem elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w procedurach transgranicznego przemieszczania odpadów.
Jeżeli firma nie zostanie wcześniej zarejestrowana, może mieć problem z prawidłowym udziałem w procedurze. Dotyczy to zwłaszcza przewoźników, którzy często są jednym z kilku uczestników całego procesu. Brak poprawnie zarejestrowanego podmiotu może opóźnić przygotowanie dokumentacji albo utrudnić realizację przewozu.
Wcześniejsza rejestracja pozwala również uporządkować dane, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę systemu i przygotować firmę do kontroli dokumentacyjnej.
DIWASS a przewoźnik – na co zwrócić uwagę?
Dla przewoźników system DIWASS oznacza większe znaczenie poprawności danych oraz zgodności przewozu z dokumentacją elektroniczną. Przewoźnik powinien upewnić się, że jest prawidłowo wskazany w dokumentach oraz że dane dotyczące transportu odpowiadają rzeczywistemu przewozowi.
W praktyce warto ustalić z kontrahentem:
- kto wprowadza dane do systemu,
- kto odpowiada za poprawność danych przewoźnika,
- jakie informacje otrzymuje kierowca przed wyjazdem,
- jak postępować w przypadku kontroli,
- kto odpowiada za kontakt z organizatorem przemieszczenia,
- jak dokumentować wykonanie transportu.
DIWASS nie powinien być traktowany wyłącznie jako formalność administracyjna. To element szerszego systemu kontroli legalności transgranicznego przemieszczania odpadów.
Najczęstsze błędy przy rejestracji
Podczas przygotowania firmy do rejestracji warto unikać kilku typowych błędów.
Pierwszym błędem jest rejestracja przez osobę, która nie ma prawa reprezentować firmy i nie posiada pełnomocnictwa. Drugim jest wpisanie nieaktualnych danych firmy, np. starego adresu albo niepełnej nazwy. Trzecim problemem może być brak przygotowanego numeru BDO, NIP, REGON albo EORI, jeżeli firma taki numer posiada.
Częstym błędem jest również odkładanie rejestracji do momentu pierwszego zlecenia. W praktyce może się wtedy okazać, że firma nie zdąży przejść procesu weryfikacji przed planowanym transportem.
Podsumowanie
Rejestracja w systemie DIWASS to ważny etap przygotowania firmy do nowych zasad transgranicznego przemieszczania odpadów. Obowiązek ten obejmuje nie tylko zgłaszających i odbiorców odpadów, ale także przewoźników oraz inne podmioty uczestniczące w procesie.
Przed rozpoczęciem rejestracji warto przygotować dane firmy, numery identyfikacyjne, dostęp do EU Login oraz dokumenty potwierdzające prawo do reprezentowania podmiotu. Poprawnie przeprowadzona rejestracja pozwoli uniknąć problemów przy obsłudze dokumentacji i realizacji przewozów po wejściu w życie nowych obowiązków.
Jeżeli Twoja firma realizuje lub planuje realizować transgraniczny transport odpadów, warto już teraz przygotować się do obsługi DIWASS i uporządkować procedury dokumentacyjne.